Jak prawidłowo zorganizować konferencję?

konferencje Kraków

W Polsce rocznie odbywają się setki konferencji na różne tematy. Niemal każda branża przynajmniej kilka razy w roku organizuje konferencję. Trzeba jednak wiedzieć, że nie jest to proste przedsięwzięcie. Aby konferencja była udana, należy wcześniej wykonać bardzo dużo pracy związanej z jej przygotowaniem lub skorzystać z agencji organizujących konferencje jak np. See4Business w Krakowie.

Wszystko zaczyna się od ustalenia budżetu. Bez tego nie można rozpocząć żadnych działań. Konferencję można zorganizować w ramach każdego budżetu. Zarówno mniejszego jak i większego. Konieczne jest jednak to, aby był znany na samym początku.

Organizacja konferencji to oczywiście także sprawy logistyczne. W tym zakresie należy zarezerwować salę konferencyjną. Oprócz tego konieczna może być rezerwacja miejsc w hotelu jeśli wydarzenie trwa więcej niż jeden dzień. Nie można także zapomnieć o cateringu.

konferencje Kraków

Kolejny etap to zaproszenie gości i działania promocyjne. Ich celem jest dotarcie z informacją o organizowanej konferencji do jak największej liczy odbiorców. Tak, aby ostatecznie na konferencji pojawiło się jak najwięcej gości.

Konferencja to także jej obsługa. Tutaj zapewniony musi być sprzęt audiowizualny. Oprócz tego zatrudnić należy także pracowników do jej obsługi. Ich zadaniem będzie pomoc wszystkim gościom kiedy ci przyjadą już na miejsce.

Jak zatem widać elementów to realizacji jest dość sporo. Dlatego jeśli planuje się konferencję wszystkie działania muszą się rozpocząć nawet kilka, a czasami kilkanaście miesięcy przed jej terminem.

Reklamy

Cel organizacji imprez integracyjnych

imprezy firmowe Kraków

Trudno znaleźć dzisiaj firmę, która nie organizowałaby dla wszystkich swoich pracowników imprez firmowych. Pomimo, że nie jest to przecież obowiązkiem przedsiębiorstw, bardzo chętnie organizują różnego typu wyjazdy oraz imprezy na miejscu. Jaki jest tego cel?

Firma dbająca o pracownika

Niewątpliwie, każda firma chce, aby pracownicy postrzegali ją jako troszczącą się o ich dobro i zadowolenie. Wszystko po to, ażeby najlepsi fachowcy nie odchodzili do konkurencji. Ponadto, menadżerowie zdają sobie sprawę, iż ich pracownicy rozmawiają z innymi ludźmi z branży. Dlatego też, dobre postrzeganie firmy przez pracowników skutkuje również dobrym ich postrzeganiem na zewnątrz.

imprezy firmowe

Jednoczenie pracowników

Bez wątpienia imprezy integracyjne mają również inne niezwykle ważne  zadanie. Powinny one służyć jednoczeniu pracowników. Dzisiaj pracodawcom o wiele bardziej niż kiedyś zależy na tym, aby ich podwładni dobrze się ze sobą dogadywali. Powszechnie wiadomo bowiem, że w miłej atmosferze panującej w firmie, pracownicy po prostu o wiele wydajniej pracują.

Ponadto, jeśli pracownicy się lubią i dobrze się dogadują, z pewnością będą ze sobą chętniej współpracować. Rzecz w tym, iż jeden drugiemu udzieli pomocy, kiedy będzie to konieczne. Z perspektywy pracodawcy jest to ważne, dlatego też na imprezy firmowe zapraszani są wszyscy pracownicy. Służy to również temu, aby pokazać pracownikom, że każdy w przedsiębiorstwie jest tak samo ważny.

Dobra organizacja, podstawą udanego eventu

eventy kraków

Event w najprostszych słowach, to wydarzenie zaplanowane i zorganizowane w określonym celu. Planując jakikolwiek event musimy zadbać o każdy, nawet najmniejszy drobiazg. Organizując wydarzenie firmowe dla partnerów biznesowych czy pracowników chcemy, aby zostało ono dobrze zapamiętane. Dlatego też, warto kierować się kilkoma wskazówkami.

Zrób dobre wrażenie

Eventy organizowane w Twojej firmie powinny być dopasowane do jej specyfiki. Należy zawsze wziąć pod uwagę, przede wszystkim gości wydarzenia, a także cel, który chcemy osiągnąć. Wybrany scenariusz, atrakcje, a także oprawa powinny oddawać kulturę firmy. Jest to idealna okazja do wykazania się pomysłowością a także oryginalnością. Wtedy na pewno zrobimy dobre wrażenie i będziemy pozytywnie wspominani.

konferencje

Oszczędź nerwy, a nie pieniądze

Zadbanie o wszystkie aspekty eventu, tak aby tworzyły spójną całość, nie jest łatwe. Wymaga to wiele wysiłku, a także stresu. Aby oszczędzić sobie nerwów, warto wybrać sprawdzonych podwykonawców. Wysokiej jakości sprzęt, a także dobrzy technicy to kwestie, na których nie powinniśmy oszczędzać. Awaria sprzętu czy zakłócenia, to ostatnie, czego chcemy podczas trwania eventu

Do kogo zwrócić się po pomoc?

Dopracowanie szczegółów to podstawa. Jeśli nie mamy doświadczenia w organizacji takich wydarzeń, powinniśmy zwrócić się po pomoc do specjalistów. Na przykład agencja eventowa w Krakowie (sprawdź) zajmie się wszystkim od początku do końca, a my będziemy mogli mieć pewność, że wszystko pójdzie po naszej myśli.